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公益財団法人
吹田市健康づくり推進事業団
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公益財団法人吹田市健康づくり推進事業団 
特 定 個 人 情 報 に 係 る 取 扱 規 程

(目的)
第1条 この規程は、特定個人情報(個人番号をその内容に含む情報をいう。以下同じ。)が慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、公益財団法人吹田市健康づくり推進事業団(以下「事業団」という。)が保有する特定個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることを目的とする。
(事業団の責務)
第2条 事業団は、特定個人情報に関する法令等を遵守するとともに、行政機関等の実施する施策に協力するよう努めるものとする。
(個人番号を取扱う事務の範囲)
第3条 事業団が個人番号を扱う事務の範囲は、次のとおりとする。
(1) 税務関係
@ 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
A 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務
(2) 社会保険関係
@ 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得・喪失・氏名変更等の関係事務であって事業主に届出義務の課せられたもの
A 国民年金第3号被保険者関係届
B 健康保険の療養費の支給、傷病手当金の支給申請等の給付関係事務
C 雇用保険の資格取得・喪失等の関係事務
D 雇用保険高年齢雇用継続給付金、育児休業給付申請等の給付関係事務
(特定個人情報の範囲)
第4条 事業団が扱う特定個人情報は、次のものを作成するのに必要な個人情報をいう。
(1) 職員等から提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、住民票の写し)
(2) 税務署等に提出する際に作成した法定調書の控
(3) 個人番号が記載された扶養控除申告書等の用紙
2 その他のもので前項の特定個人情報に含まれるか否かは、特定個人情報事務取扱責任者(以下「事務取扱責任者」という。)が判断する。
(組織体制)
第5条 総務課を特定個人情報の管理責任部署とする。
2 事務局長を事務取扱責任者とする。
3 特定個人情報を取り扱う担当者は、総務課総務係の担当者とする。
(事務取扱責任者の責務)
第6条 事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を職員等に周知させ、特定個人情報事務取扱担当者(以下「事務取扱担当者」という。)をその管理下に置き、教育・指導しなければならない。
2 前項のほか、事務取扱責任者は、以下の業務を所掌する。
(1) 特定個人情報の安全管理に関する研修の企画・実施
(2) 特定個人情報の取扱状況の把握
(3) その他特定個人情報を漏えいさせないための措置
(事務取扱担当者の責務)
第7条 事務取扱担当者は、特定個人情報を取り扱うことができる。
2 事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えいが起きないよう、十分注意して業務を行わなければならない。
(運用状況の記録)
第8条 事務取扱担当者は、特定個人情報の運用状況を把握するため、以下の項目につきシステムログを記録するものとする。
(1) 特定個人情報の取得及びファイルへの入力状況
(2) 特定個人情報ファイルの利用・出力状況
(3) 書類・媒体の持ち出し履歴
(4) 削除・廃棄した証明
(情報漏えい時の対応)
第9条 事務取扱担当者は、特定個人情報が漏えい、滅失または毀損による事故が発生したことを知った場合またはその可能性が高いと判断した場合は、事務取扱責任者に直ちに報告しなければならない。
(取扱状況の確認)
第10条 専務理事は、特定個人情報の取扱状況について1年に2回の頻度で確認を行うものとする。
(特定個人情報取扱区域)
第11条 特定個人情報を取扱って帳票等の作成をする場合、あらかじめ指定した区域で執務しなければならない。
2 取扱区域内であっても、特定個人情報が漏えいしないよう、人の往来を考慮し、後ろからの覗き見等がないよう座席の配置を工夫するものとする。
(電子機器、電子媒体盗難防止装置)
第12条 特定個人情報を取り扱う電子機器等の盗難防止のため、電子機器、電子媒体または書類を施錠できるキャビネットに保管すること。
(電子媒体を持ち出す場合の漏えい等の防止)
第13条 特定個人情報が記録された電子媒体または書類の持ち出しは、税務署や年金事務所等の行政機関へ法定書類を提出する場合を除いて禁止する。
2 前項の場合、パスワードの設定、封入、中身の見えない鞄に入れる等紛失・盗難を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。
(特定個人情報の廃棄)
第14条 特定個人情報は、あらかじめ本人に通知した利用目的の達成に必要な範囲内で保管し、不要となったものは速やかに廃棄する。
2 前項の廃棄は溶解、裁断、燃焼等復元できない方法により確実に行わなければならない。
(アクセス制御)
第15条 特定個人情報にアクセスできる機器を制限し、事務取扱責任者及び事務取扱担当者のみにアクセス権限を付与する。
(個人番号の取得)
第16条 事業団は、第3条に掲げる事務を行うため、職員等から個人番号を取得できる。
2 事業団は、前項以外の目的で個人番号を取得してはならない。
3 職員等は事業団からの求めに応じ、個人番号を事業団に提供しなければならない。
4 個人番号の提供については、様式第1号の個人番号(マイナンバー)通知届出書をもって行うこととする。
(本人確認の措置)
第17条 事業団は、職員等の番号を取得する際、本人の個人番号と身元の確認を行う。
2 本人確認の方法は、「個人番号カード」、「通知カード+免許証」等の方法によるものとする。
(個人番号の利用制限)
第18条 個人番号は、第3条に掲げる事務のみで利用する。
2 本人の同意があったとしても、前項以外で使用することはない。
(特定個人情報の正確性確保)
第19条 事務取扱担当者は、特定個人情報を正確かつ最新の状態にしておくよう努めるものとする。
(特定個人情報の保管制限)
第20条 特定個人情報は、第3条に掲げる事務で利用ができるよう必要な範囲でのみ保管する。
2 個人番号の確認をする際に提出された「通知カード」「個人番号カード」のコピーは、取得後データ入力後は速やかに廃棄し、保管してはならない。
(特定個人情報の提供制限)
第21条 事業団は、本人の同意があったとしても、第3条で定める範囲を超えて個人番号を第三者に提供してはならない。
2 行政機関等に対して個人番号関係事務を行うために書類等に個人番号を記載して提供することは、前項の制限に当たらない。
3 特定個人情報が記載された帳票等のコピーを第三者に提供するときは、その利用目的を確認し、第3条に掲げる事務以外で使用するのであれば、個人番号を表示させず提供するものとする。
(委任)
第22条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、理事長が定める。